Exclusão de Dados

1. Visão geral

Você tem o direito de solicitar a qualquer momento a exclusão dos seus dados pessoais tratados pela Volpa, conforme previsto no art. 18, VI da LGPD. Esta página descreve em detalhe como exercer esse direito, distinguindo os três perfis de titulares que podem usar a Plataforma:

• Cliente da Plataforma — pessoa ou empresa que contrata a Volpa para atender seus contatos via WhatsApp.
• Operador — pessoa autorizada pelo Cliente a acessar o painel de atendimento.
• Contato (titular final) — pessoa que enviou ou recebeu mensagens via WhatsApp através da Plataforma.

O procedimento de exclusão é o mesmo para os três perfis, com diferenças apenas no escopo do que será excluído, conforme descrito na seção 5.

2. Quem pode solicitar a exclusão

3. Como solicitar (3 canais)

Escolha o canal mais conveniente:

1. E-mail (canal principal). Envie uma mensagem para samuelterra22@gmail.com com o assunto “Solicitação de Exclusão de Dados — Volpa”. Inclua as informações descritas na seção 4. Você receberá um número de protocolo em até 2 dias úteis.
2. WhatsApp. Para Contatos que se comunicavam via WhatsApp com um Cliente da Plataforma, basta enviar pelo próprio WhatsApp ao Cliente uma das palavras de opt-out previstas (pare, parar, stop, descadastrar). Isso bloqueia novas mensagens automáticas imediatamente. Para exclusão completa dos dados — e não apenas para parar de receber mensagens — é necessário usar um dos outros canais.
3. Painel da Plataforma (apenas para Clientes). O Cliente pode disparar a exclusão integral do seu workspace acessando Configurações → Privacidade → Excluir workspace dentro do painel em chat.volpa.com.br/app/{seu-slug}. A ação requer confirmação por e-mail e tem janela de 7 dias para arrependimento.

4. Informações necessárias para a solicitação

Para identificarmos corretamente seus dados e atender ao seu pedido com segurança (LGPD art. 18, §5º), inclua na sua solicitação:

• Seu perfil: Cliente, Operador ou Contato (ver seção 2).
• Identificação:
  • Cliente / Operador — nome completo, CPF ou CNPJ, e e-mail cadastrado.
  • Contato — número de telefone usado no WhatsApp (com DDD), e idealmente o nome ou identificador do Cliente com quem se comunicava (ex.: o nome da clínica, loja ou empresa).
• Escopo desejado: exclusão total ou exclusão de itens específicos (ex.: apenas anexos, apenas histórico de chat).
• Comprovação de identidade (se houver dúvida) — pode ser solicitado documento oficial com foto, ou outras formas de validação. A Volpa pode recusar pedidos quando não for possível confirmar a identidade do solicitante, conforme a LGPD.

5. O que será excluído

O escopo varia conforme o perfil do solicitante:

5.1 Cliente — exclusão integral do workspace

• Todas as conversas e mensagens (texto, áudio, imagem, documento, sticker, localização, interativas) de todos os Contatos.
• Todos os arquivos de mídia armazenados (áudios em .ogg, imagens, PDFs, planilhas).
• Todos os Contatos cadastrados (números, nomes, tags, anotações).
• Toda a memória do Agente de IA do workspace (histórico de chat em cache e fatos extraídos em embeddings vetoriais).
• Todas as configurações da integração WhatsApp (token Cloud API revogado, webhook desinscrito).
• Todas as anotações internas (notas, marcações, atribuições).
• Respostas rápidas, templates customizados, configurações de IA.
• Métricas agregadas do workspace.
• Logs de auditoria de configuração.
• Contas de Operadores vinculadas exclusivamente àquele workspace.

5.2 Operador — exclusão da conta

• Login, senha, e-mail, nome, foto de perfil.
• Histórico de sessões e logs pessoais de acesso (mantidos apenas em formato agregado para auditoria de segurança).
• O Operador é desvinculado dos workspaces; os dados operacionais do workspace não são afetados, pois pertencem ao Cliente.

5.3 Contato — exclusão dos próprios dados

• Todas as mensagens trocadas com o Cliente identificado.
• Toda a mídia que você enviou.
• Seu nome de exibição (push name) e referências.
• Fatos memorizados pelo Agente de IA sobre você (embeddings).
• Histórico de chat em cache.
• Status de janela de atendimento e de opt-in/opt-out.

A exclusão envolve a remoção dos dados também nos backups, mediante a próxima rotação de backup (até 30 dias). Durante esse período, os dados nos backups permanecem em formato criptografado e isolados, sem acesso operacional.

6. O que não pode ser excluído imediatamente

Por força de lei ou por necessidade de cumprimento de obrigações contratuais, certos dados precisam ser mantidos por prazos mínimos (LGPD art. 16):

Esses dados permanecem armazenados em ambiente segregado e com acesso restrito, sendo eliminados ao final do prazo legal aplicável.

7. Prazo de atendimento

A solicitação é processada nos seguintes prazos:

• 2 dias úteis para confirmação do recebimento e emissão do protocolo;
• até 15 dias úteis para conclusão da exclusão (LGPD art. 19, §1º);
• até 30 dias corridos adicionais para purga nos backups, conforme rotação técnica do sistema.

Em casos de complexidade técnica ou volume excepcional, o prazo pode ser estendido em até 15 dias úteis adicionais, com justificativa enviada ao solicitante.

8. Confirmação e comprovação

Ao concluir a exclusão, enviaremos por e-mail uma confirmação contendo:

• Número do protocolo da solicitação;
• Data e horário da exclusão;
• Lista resumida do que foi excluído (categorias, sem identificar conteúdo);
• Data prevista de purga nos backups;
• Lista dos dados que não foram excluídos imediatamente e o motivo legal de retenção.

Guarde essa confirmação. Ela serve como comprovante para os fins do art. 19 da LGPD.

9. Recurso e contestação

Se você discordar da resposta à sua solicitação — por exemplo, se entender que algum dado não foi corretamente excluído, ou que retemos dados além do legalmente exigido — você pode:

1. Responder ao e-mail de confirmação relatando o motivo da discordância. Reanalisaremos o caso em até 10 dias úteis.
2. Caso permaneça a divergência, registrar reclamação diretamente à Autoridade Nacional de Proteção de Dados (ANPD), autarquia federal responsável pela fiscalização da LGPD: gov.br/anpd.
3. Ou, alternativamente, acionar a Defensoria Pública, a entidade de defesa do consumidor (PROCON), ou o Poder Judiciário, conforme o caso.

10. Contato

Encarregado pelo Tratamento de Dados Pessoais (DPO, LGPD art. 41) da Volpa:

Samuel Terra
E-mail: samuelterra22@gmail.com
Endereço: Rua Mario Carvalho, 112, Apto 101, Jardim Fabiana, Lavras/MG, CEP 37200-357
Razão social: Samuel Terra Vieira — CNPJ 64.446.447/0001-71